A Dívida Ativa é o conjunto de débitos fiscais (cadastros) de pessoas jurídicas e/ou físicas junto ao Poder Público nas esferas: Federal, Estaduais e Municipais. O processo se dá quando não há o cumprimento de uma obrigação, seja ela Principal (pagamento dos tributos) ou Acessória (preenchimento e entrega de declarações – obrigações tributárias).

Assim como o não pagamento de uma dívida pode levar o consumidor a ser negativado no Serasa, o não pagamento de tributos gera a inscrição positiva de débitos e a empresa responde a processo inicialmente administrativo que, caso não seja solucionado, virá a ser convertido em processo judicial via execução fiscal.

A empresa será notificada pelas autoridades tributantes toda vez que não cumprir com as obrigações tributárias, sendo requisitada a regularização da situação fiscal antes que gere uma certidão positiva de débitos tributários. Na fase administrativa admite-se o parcelamento da dívida tributária podendo ser concedido desconto do valor cobrado (encargos: juros e multas). Já na fase judicial a cobrança é efetuada pelo Poder Judiciário.

Ao não quitar esses débitos e passando os mesmos a constar em certidões positivas a empresa ficará impedida de participar de processos licitatórios, terá dificuldades para obter créditos e financiamentos. Além disso, os sócios podem ser solidariamente responsáveis quando não for possível cobrar a empresa, tendo assim que responder com recursos próprios e seus patrimônios.

Monitoramento de Dados para Prevenção de Riscos Internos

A manutenção adequada e a atualização de dados cadastrais traz inúmeros benefícios para as empresas, tais como: eliminação da possibilidade de denegação de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas, redução de custos de conformidade com a necessidade de correção/retificação dos SPED´s Fiscais, garantindo a concordância de dados cadastrais de clientes e fornecedores.

Além de efetuar processo de monitoramento e acompanhar a saúde de seus parceiros de negócios, é necessário fazer o acompanhamento dos próprios cadastros: CNPJs, inscrições estaduais, inscrições de substituição tributária e inscrições municipais relacionados à empresa (matriz, filiais, franquias, lojas, etc). Dessa forma, qualquer irregularidade pode ser facilmente identificada e corrigida antes da ocorrência de contingências.

Monitorar dados e garantir compliance das informações é muito simples com o uso de sistemas robotizados.

Esse tipo de tecnologia permite conformidade às operações capturando as informações automaticamente de acordo com a validade (real ou programada), como é o caso das CNDs – Certidões Negativas de Débitos (consultadas online nos sites públicos). A solução emite alertas quando há alterações nos documentos capturados, informação essa que é encaminhada pelo Fisco por domicílio fiscal eletrônico ou por carta ao endereço do devedor.

Os softwares para Governança e Compliance de Dados ganham cada vez mais espaço no dia-a-dia das empresas. O investimento em Tecnologia da Informação é um diferencial competitivo para o planejamento estratégico agregando valor para as empresas.

Não deixe para depois, busque soluções de compliance e mantenha seus dados cadastrais sempre atualizados.